Hinweisgebersystem / Interne Meldestelle

Die Fachhochschule Kiel bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz und der internen Regeln der Fachhochschule Kiel sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich die Fachhochschule Kiel, die Hochschulleitung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten können. Der Compliance-Ombudsmann und das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur der Fachhochschule Kiel.


Warum hat die Fachhochschule Kiel einen Compliance-Ombudsmann bestellt?

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der Fachhochschule Kiel frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Dritten und auch von der Fachhochschule Kiel abzuwenden. Deshalb hat die Fachhochschule Kiel einen Compliance-Ombudsmann bestellt, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartner sowie Dritte als externen und unabhängigen Ansprechpartner wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der Fachhochschule Kiel vorliegen.


Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?

Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.


Wie erteile ich einen Hinweis?

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann mit,

  • bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
  • was
  • wann
  • wo
  • mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Relevant sind für den Compliance-Ombudsmann Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der Fachhochschule Kiel.

Ebenfalls interessieren den Compliance-Ombudsmann, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.


Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht ganz sicher bin, ob der von mir beobachtete oder vermutete Verstoß der Wahrheit entspricht?

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die von Ihnen beobachteten oder vermuteten Verstöße der Wahrheit entsprechen, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, Es könnte sein, dass…“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit dem Compliance-Ombudsmann über den Fall sprechen.


Sind mit der Erteilung eines Hinweises Kosten verbunden?

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.


Wie wird die Identität geschützt?

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können. Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an die Fachhochschule Kiel weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt.


Ist der Schutz der Identität absolut?

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Von einer Gutgläubigkeit ist dann auszugehen, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei der Fachhochschule Kiel Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“


Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können zudem von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass er Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die Fachhochschule Kiel weitergibt.


Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.


Welche Position hat der Compliance-Ombudsmann?

Der Compliance-Ombudsmann ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen der Fachhochschule Kiel und dem Compliance-Ombudsmann. Gleichwohl handelt der Compliance-Ombudsmann unparteiisch und ist nicht an Weisungen der Fachhochschule Kiel gebunden. Der Compliance-Ombudsmann ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.


Was passiert mit dem Hinweis?

Der Compliance-Ombudsmann gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Der Compliance-Ombudsmann bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Rechtsabteilung/Innenrevision der Fachhochschule Kiel weiter. Die Rechtsabteilung/Innenrevision der Fachhochschule Kiel entscheidet mit der Hochschulleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Interessen der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von dem Compliance-Ombudsmann, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte.


Wie erreiche ich den Compliance-Ombudsmann?

Sie können den Compliance-Ombudsmann auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Der Compliance-Ombudsmann steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber den Compliance-Ombudsmann erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail dem Compliance-Ombudsmann verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:

RADilling@protonmail.com

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln

Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42

www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J

E-Mail: info(at)ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com


 

Externe Meldestellen

Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an externe Meldestellen melden.

  1. Bundesamt für Justiz

    Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das

    Bundesamt für Justiz
    Adenauerallee 99 – 103
    53113 Bonn

    Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
    https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html

    Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
    https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
     

  2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)

    Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)

    Graurheindorfer Straße 108
    53117 Bonn

    Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
    https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
    https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/2_Anonyme_Hinweisabgabe/AnonymeHinweiserteilung_node.html

    Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
    https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
     

  3. Bundeskartellamt

    Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das

    Bundeskartellamt
    Kaiser-Friedrich-Straße 16
    53113 Bonn

    Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens über eine interne Meldung.
    Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
    https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger

    Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
    https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html;jsessionid=6C027096AE96D7C61C42A5EC4BFE49FC.2_cid508
     

  4. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung

    Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:

    Europäische Kommission
    Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
    1049 Brüssel

    Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie hier: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de