Das Studienkolleg an der FH Kiel ist Anlaufstelle für junge Menschen aus dem Ausland, die in Deutschland ein Studium beginnen möchten. Das Team von Studienkolleg-Leiterin Triinu Buchloh nimmt Anmeldungen entgegen, prüft Unterlagen, lädt zu Aufnahmetests ein und macht die engagierten Kollegiatinnen und Kollegiaten in Kursen schließlich fit für das Studium an der Hochschule. Bei vielen Aspekten seiner Arbeit wird das Team des Studienkollegs vom Campus-Managementsystem Casy unterstützt. Bis es so weit kam, war es ein langer Weg. Doch für Triinu Buchloh hat sich das Durchhalten gelohnt.
„Eigentlich habe ich zusammen mit Casy an der Hochschule angefangen“, lacht Buchloh, die im Februar 2021 die Leitung des Studienkollegs übernommen hat – zur gleichen Zeit nahm auch das Campus-Managementsystem Fahrt auf. „Zusammen mit dem Casy-Team haben wir unsere Prozesse analysiert. Das vorrangige Ziel war es, alle Abläufe im Bereich der Bewerbung und Zulassung zu digitalisieren. Dabei hat uns das Casy-Team sehr konstruktiv begleitet“, erinnert sich Buchloh, die während der Pandemie viel Zeit in Zoom-Besprechungen über Casy verbracht hat. Trotz der Corona-Einschränkungen hat sie diese Zeit in guter Erinnerung: „Da Casy verschiedene Abteilungen der Hochschule betrifft, waren die Zoom-Veranstaltungen für mich persönlich eine tolle Möglichkeit, um trotz Corona Menschen an der Hochschule kennenzulernen.“
Mittlerweile bewerben sich Studieninteressierte aus dem Ausland online über das Casy-Portal. Die Zeiten, in denen Buchlohs Team hunderte Briefe sichten und Daten erfassen musste, sind vorbei. „Weil die Bewerberinnen und Bewerber ihre Daten nun direkt in Casy eintragen, passieren keine Fehler mehr, die noch beim Übertragen aus den handschriftlichen Unterlagen auftreten konnten“, freut sich die Leiterin des Kollegs. Durch Casy gibt es nun auch kürzere Bewerbungszeiträume für das Studienkolleg. Im Anschluss wird das Bewerberportal um alte Einträge bereinigt und auf die neue Bewerbungskampagne vorbereitet. Dadurch bekommt die Verwaltung die Möglichkeit, sich zwischenzeitlich auf andere Aufgaben zu konzentrieren“, blickt Buchloh optimistisch in die Zukunft.
Tatsächlich hat Casy auch sichtbare Auswirkungen auf ihre Arbeitsumgebung, sagt Buchloh und deutet auf eine leere Ecke in ihrem Büro. „Dort stand früher ein Aktenwagen, dessen Anblick mir häufig die Laune verdorben hat“, lacht die Estin. „Neben der Prüfung der Vollständigkeit der vorliegenden Dokumente musste ich aus den Zeugnissen jedes Bewerbers und jeder Bewerberin die ‚deutsche Durchschnittsnote‘ errechnen. Das geht mit Casy nun viel schneller und einfacher und vor allem ohne Papier und Taschenrechner.“ Ein weiterer Vorteil ist, dass Casy den Bewerberinnen und Bewerbern verifizierte Dokumente zur Verfügung stellt. Diese werden von den Botschaften in den Heimatländern klaglos akzeptiert, was die Visa-Vergabe beschleunigt. „Früher hatten wir immer wieder Rückfragen aus den diplomatischen Vertretungen, ob unsere Dokumente denn auch ‚echt‘ wären“, erinnert sich Buchloh an die Zeit vor Casy.
Angesichts des absehbaren Starts des nächsten Casy Teilprojekts ‚EXA‘, das das gesamte Prüfungs-und Verwaltungsmanagement der FH Kiel digitalisieren wird, ist es Triinu Buchloh ein besonderes Anliegen, ihre positiven Erfahrungen aus den Teilprojekten APP und STU mit anderen zu teilen. „Die Vorbereitungen für EXA werden noch mehr Hochschulangehörige betreffen und über lange Zeit sehr viel Arbeit mit sich bringen. Aber die Digitalisierung bietet eine seltene Chance für konstruktive Veränderungen. Im Studienkolleg haben wir die Erfahrung gemacht, dass es eine sehr gute Investition war, denn schon jetzt sind uns durch Casy viele Vorteile entstanden. Ich würde mich freuen, wenn auch andere an der Hochschule die Gelegenheit nutzen und die Herausforderung Digitalisierung als Chance begreifen. So können wir alle dazu beitragen, dass unsere Arbeitsabläufe effektiver und zeitgemäßer werden.“
