Wer produktiv und dabei fokussiert sein will, kann sich das Leben und Studieren mit Listen vereinfachen. Sie helfen, Aufgaben zu strukturieren, Gedanken und Ideen zu ordnen, Pläne zu konkretisieren und unterstützen auch, wenn das Gedächtnis bei Routine-Aufgaben einfach mal nachlässt.
Wöchentliche Review- und Planliste
Zum Ende jeder Woche zu reflektieren, was man getan und geschafft hat, hilft dabei, einen Überblick über die eigenen Ziele und Fortschritte zu behalten. Ideal eignet sich der Sonntag: Mit einer Tasse Kaffee oder Tee hinsetzen und aufschreiben, was in der vergangenen Woche an Aufgaben erledigt werden konnte, worauf man stolz sein kann, welche Meilensteine erreicht werden konnten. Nach dieser ersten Liste folgt die wöchentliche Plan-Liste. Was steht in den kommenden sieben Tagen an? Welche Projekte müssen abgeschlossen, welche Einkäufe erledigt, welche Aufgaben bearbeitet werden? Die Kunst bei dieser Liste ist, sich nicht zu viel für eine Woche vorzunehmen. Es bietet sich an, eine große Liste zu erstellen, in der man zunächst alle Einfälle notiert, um dann spezifische Ziele für die Woche auf die Tage zu verteilen. Im Leben, Arbeiten und Studieren machen solche Planungslisten einen großen Unterschied, denn sie helfen dabei, einen Überblick darüber zu erhalten, was man mit der eigenen Zeit anfängt und wie sie eigentlich zu nutzen wäre.
Putzliste
Diese Liste erleichtert den Alltag in den eigenen vier Wänden, zu Hause oder im studentischen Wohnheim. Die Putz-Liste definiert klar, wann was geputzt werden muss. Dadurch spart man viel Zeit. Zum Beispiel kann auf dieser Liste stehen, dass Backofen und Kühlschrank alle zwei oder vier Wochen gereinigt werden, jeden Dienstag Staub gesaugt und alle drei Tage das Bad gewischt wird. Auch Aufgaben wie Bettwäsche wechseln, weiße Wäsche waschen oder Fenster putzen können hier aufgeschrieben werden. Wer will, kann diese Liste noch unterteilen mit einer Liste, die aufschlüsselt, was putztechnisch zu erledigen ist, wenn Besuch kommt, wenn man in den Urlaub fährt oder wenn ein Gast über Nacht bleibt.
Packliste
Nach einem ganz ähnlichen Prinzip funktioniert die Packliste. Was brauche ich für die nächste Reise? Was muss in den Rucksack, wenn ich meine Familie besuche? Was muss mit in die Vorlesung, ins Büro, ins Praktikum – Packlisten halten sicher beisammen, was unbedingt benötigt wird.
Routinen-Liste
Solche aufgabenzentrierten Listen sind ideal, um die Produktivität beim Abarbeiten von Routinen zu steigern. Wenn man Arbeitsschritte erledigt, die schon alltäglich geworden sind, schleichen sich leicht Fehler ein oder man vergisst etwas. Daher sind Routinen-Listen ein Tool, um das Gedächtnis zu stützen.
Ein Beispiel: Ein Filmemacher will ein Video erstellen. Was muss er alles tun, um das Video vom Anfang bis zum Ende zu realisieren? Er muss einen Plan mit Einzelschritten erstellen, was er eigentlich filmen will und welche Aussage das Video haben soll. Anschließend muss er Teilschritte unternehmen, um das Video richtig zu schneiden, das Video zu überprüfen, das Video an den Kunden abzuliefern oder auf die eigene Plattform hochzuladen.
Solche Routinen-Listen lassen sich auf alle erdenklichen Aufgaben übertragen: Wie schreibe ich eine Seminararbeit von Anfang bis Ende? Wie konzipiere ich eine Thesis? Wie lerne ich für eine Klausur?
Die Not-to-do-Liste
Eine Liste, die man sich auch als ethischen Kodex vorstellen kann. Diese Liste soll dabei helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Nein zu sagen, wenn etwas nicht zu einem selbst passt oder aufzuhören, wenn man sich bei einer Verhaltensweise erwischt, die man eigentlich ablegen wollte. Auf der Not-to-do-Liste kann notiert werden, was man nicht mehr tun will, worin keine Zeit investiert werden soll, welche Aufgaben an andere weitergegeben werden können, was sich nicht mit den persönlichen Werten vereinbaren lässt und was nicht mit den eigenen Studien- oder Lebenszielen konform geht. Dort könnte beispielsweise stehen: Ich nehme heute keine neuen Arbeitsaufträge an, weil meine aktuelle Aufgabe in einer Woche abgegeben werden muss. Oder: Meine Social-Media-Kanäle checke ich nur noch einmal am Tag – und gar nicht während der Prüfungsphase. Oder: Am Wochenende denke ich nicht schon an die nächste Woche, sondern unternehme etwas Entspannendes.
Bevor-ich-aus-dem-Haus-gehe-Liste
Diese schnelle Checkliste kann man sich am besten an die Rückseite der Haustür kleben, damit man sie noch einmal ansieht, wenn man auf dem Sprung ist. Hier können Sachen vermerkt sein, die man auf keinen Fall vergessen darf wie: Schlüssel, Portemonnaie, Handy, Tasche, etwas zu trinken. Dort können auch Erinnerungen (Kaufe auf dem Heimweg neue Milch!) oder motivierende Sprüche stehen (Du schaffst deine Prüfung, nur Mut!).
Listen wirklich nutzen
Vielen fällt es schwer, solche Listen auch tatsächlich einzusetzen. Damit das gelingt, sollte die Liste immer präsent sein (wie zum Beispiel an der Tür oder am Schreibtisch hängen), auch digital verfügbar sein (wie auf dem Desktop oder auf dem Smartphone) und leicht zu duplizieren sein. Das gilt insbesondere für die Routinen-Listen, denn so kann man für jede neue Aufgabe eine eigene Liste erstellen. Als Tracker sind die Listen ebenfalls nutzbar. Fährt man zum Beispiel für die Semesterferien in den Urlaub, kann man vorher eine Checkliste zum Packen für genau diese Reise erstellen und sich daran entlanghangeln.
Listen auf Papier funktionieren für die meisten, wer es lieber digital mag, ist mit den Angeboten von Microsoft To Do, Evernote, Trello, Doist oder Asana gut bedient.
