Seit dem 1. November 2022 können sich an einem Studium Interessierte ausschließlich digital an der FH Kiel bewerben. Bereits bei der Bewerbung kommen sie mit dem neuen Campus-Managementsystem Casy in Kontakt, das sie zukünftig auch bis zur Exmatrikulation begleiten soll. Nicht nur für die angehenden Studierenden, auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule, die die Bewerbung und Einschreibung begleiten, bringt das neue System viele Vorteile mit sich. Janine Wondratschek aus der Abteilung für studentische Angelegenheiten freut sich nicht nur über den Einsatz, sondern auch über die Verbesserungen, die Casy in den letzten Monaten erhalten hat.
„Wir tauschen uns im Team fortlaufend darüber aus, wie wir Casy besser machen können – für uns, und für die Nutzerinnen und Nutzer, die sich für ein Studium bei uns interessieren“, erklärt Janine Wondratschek. „Wir sammeln Fehlerquellen, die uns auffallen, besprechen im Team, wie sie sich am besten beseitigen lassen und setzen die Lösungen dann zunächst auf einem Testserver um, um den laufenden Casy-Betrieb nicht zu stören.“ Das können vermeintliche Kleinigkeiten, wie ergänzende Erklärungen und präzisierte Formulierungen sein oder auch größere Erweiterungsmaßnahmen, beispielsweise als die Optionen für den Upload von Dokumenten hinzugefügt wurde. „Wenn auf unser Testsäule alles läuft und der Betrieb reibungslos möglich ist, werden die Veränderungen in das laufende System übertragen. So wird Casy immer besser.“
Gefragt nach den größten Vorteilen, die Casy für sie mit sich bringt, antwortet Wondratschek umgehend lachend: „Kein Papier mehr! Früher mussten Interessierte uns immer noch etwas schicken. Mittlerweile ist unser Postkasten fast immer leer. Und auch das Versenden von Briefen ist für uns die absolute Ausnahme geworden.“ Bei der Anmeldung laden die Interessierten alle benötigten Unterlagen in das Casy-Portal hoch. Ist nicht alles komplett, gibt es unserseits Nachfragen oder fehlt etwas für die Bearbeitung. Alle diese Informationen können die Bewerbenden im Casy-Portal einsehen. „Für eine zügige Bearbeitung ist es wichtig, dass die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert bleibt“, erklärt die 33-Jährige. „So erfährt man dann umgehend, wenn es bei Casy etwas Neues zur Bewerbung gibt.“
Besonders freut sich Janine Wondratschek auf die nächste Erweiterung von Casy, wenn dessen STU-Komponente zur Einschreibung und Studierendenverwaltung für das Sommersemester 2024 aktiviert wird. „Nach der erfolgreichen Bewerbung und der erteilten Zulassung müssen die Bewerberinnen und Bewerber sich einschreiben, um schließlich mit der geglückten Immatrikulation in das Studium starten zu können. Die letzten beiden Schritte sind noch immer mit Papier und Post verbunden, aber bald wird auch dieser Prozess elektronisch umgesetzt sein und einen vollständig digitalen Weg an unserer Hochschule ermöglichen.“ Gespannt ist Wondratschek, welche Herausforderungen sich dabei ergeben, aber sie ist sehr zuversichtlich: „Wir haben im Casy-Team das APP-Modul für die Bewerbung toll optimiert und viele Stolpersteine ausgeräumt – das wird uns auch mit STU gelingen“, sagt die junge Frau optimistisch.
Sie schätzt an der Digitalisierung der Hochschul-Bewerbung durch Casy besonders, dass sich der Abgleich von Bewerbungsdokumenten und Datenbankinhalten nun ausschließlich digital umsetzen lässt. „Auch müssen wir nun nicht mehr in Akten suchen, sondern haben die benötigten Inhalte stets verfügbar auf dem Bildschirm. Wenn es Fragen gibt, telefoniere ich einfach mit einer Kollegin oder einem Kollegen und wir können von unseren Arbeitsplätzen aus beide in die fragliche Akte schauen“, freut sich Wondratschek. Auch war es für Sie höchste Zeit für Casy, um den Ansprüchen der Studienbewerberinnen und Studienbewerbern gerecht zu werden: „Mittlerweile lassen sich sehr viele alltägliche Aufgaben papierlos erledigen. Da ist es jungen Menschen, die die Digitalisierung leben, schwer zu vermitteln, wenn eine Hochschule auf das Einreichen von Papierunterlagen besteht. Casy bietet hier einen tollen Service und ich bin gespannt, wie die Plattform in Zukunft weiterwachsen und sich entwickeln wird.“
