Die FH Kiel arbeitet fortlaufend an der Digitalisierung ihrer Prozesse. Mit der Einführung eines integrierten Campus-Managementsystems (CMS) will die Hochschule allen Hochschulangehörigen hochschulweit einheitliche, transparente Prozesse zugänglich machen. Ein zentrales webbasiertes Portal soll Studierenden Informationen zu ihren wichtigsten Anliegen geben. Mitarbeitende der Verwaltung und Lehrende werden so mehr Unterstützung finden, um die Studierenden noch besser durch ihr Hochschulleben zu begleiten. Die Basis des CMS ist die Software HISinOne, die auf entsprechender IT-Unterstützung fußt.
Die Einführung des CMS und damit der HISinOne-Bausteine erfolgt Stück für Stück und orientiert sich am sogenannten „Student Life Cycle“. Entsprechend beginnt die Einführung mit dem Baustein „HISinOne APP“ für den Bewerbungs- und Zulassungsprozess. Diesem sollen die Einführung der Bausteine für das Studierendenmanagement (STU) und anschließend das für das Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA) folgen.
Umfangreiche Vorarbeiten auf Seiten der Hochschule sind die Grundlage für die Einführung einer komplexen Software-Lösung wie HISinOne. Damit später alles möglichst reibungslos funktioniert, müssen unter anderem bestehende Prozesse und Verfahren analysiert und angepasst werden. Wir stellen vier Personen vor, die sich innerhalb der Hochschule dafür engagieren, damit dieses Projekt gelingen wird.
Dr. Gabriela Seyer ist als Lehrkraft für besondere Aufgaben am Fachbereich Wirtschaft tätig und vermittelt Studierenden hier Soft Skills. Es geht dabei um den Erwerb überfachlicher Kompetenzen, beispielsweise im Bereich der Teamfähigkeit und Konfliktlösung, die die Studierenden nicht nur in ihrem späteren Berufsleben befähigen sollen, erfolgreich Führungsaufgaben zu übernehmen, sondern auch, um für die Anforderungen ihres Studiums gewappnet zu sein. Dr. Seyer war bereits seit 2012 in verschiedenen Präsidiumsprojekten tätig und hat mit dem Projekt ITQM unter anderem die Etablierung eines zentralen Prozessmanagements mitbegründet. Aufgrund der erfolgreichen Umsetzung dieses Projekts und vielfältiger weiterer Projekterfahrungen befand das Präsidium, dass Frau Seyer die Organisationsaufgaben des CMS-Projekts übernehmen sollte. Entsprechend der hohen Komplexität des Projekts wurde die Projektleitungsaufgabe unterteilt: Während Frau Seyer die organisatorische Projektleitung übernommen hat, kümmert sich Hans Diestel um die technische Projektleitung.
Zu Gabriela Seyers Aufgaben gehört, bei allen im Detail zu klärenden Fragestellungen, das Projektziel und den gesteckten Rahmen nicht aus den Augen zu verlieren. „Die Betroffenen sollen zu Beteiligten werden, und durch angemessene Ansprache und Beteiligung die Anforderungen der Fachabteilungen mit denen des Präsidiums, der Studierenden und anderer Stakeholder in Einklang gebracht werden“, erklärt Dr. Seyer. Dafür gilt es, Workshops und andere Austauschformate zu organisieren, Zeitpläne und Meilensteinpläne zu erstellen, und die Akzeptanz der Hochschulöffentlichkeit durch transparente und geeignete kommunikative Maßnahmen zu gewinnen. „Die Einführung eines integrierten CMS ist mit die umfassendste und interessanteste Maßnahme der Organisationsentwicklung, die ich mir für eine Hochschule vorstellen kann. Ich mag solche Herausforderungen und freue mich, wenn bei aller Komplexität am Ende die Personen, die es betrifft, mit der Umsetzung bis ins Detail zufrieden sind“, sagt Frau Dr. Seyer.
Am Fachbereich Informatik und Elektrotechnik ist Hans Diestel als Lehrkraft für besondere Aufgaben tätig. Er vermittelt den Studierenden hier Anforderungsmanagement – sie lernen, wie ein gemeinsames Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber erreicht werden kann. Außerdem ist er Systemadministrator und Entwickler von Moduldatenbank und Modulanmeldung. Diese beiden selbstentwickelte Softwarelösungen informieren über nahezu alle Lehrangebote der FH Kiel und bieten die Möglichkeit, sich zu diesen anzumelden.
Aufgrund seiner bei dieser Arbeit gewonnenen Erfahrungen identifizierte ihn das Präsidium als ideale Besetzung für die Aufgabe der technischen Projektleitung im HISinOne-Projekt. Seit 2018 ist Hans Diestel im Projektteam zur Einführung eines integrierten Campusmanagementsystems an der FH Kiel tätig. „Moderne IT-Dienste für den gesamten Student-Life-Cycle bereitzustellen, ist eine interessante Herausforderung für mich“, fasst Diestel seine Motivation zusammen.
Bereits seit 1995 ist Maren Ludwig an der FH tätig. Bis 2004 arbeitete sie in der Beschaffungsstelle und wechselte dann als Geschäftsführerin in den Fachbereich Agrarwirtschaft, wo sie bis September 2019 tätig war und von der Einführung von HISinOne hörte. „Mir lagen die Arbeiten im Prüfungsamt schon immer am Herzen. Eine Hochschule und sechs Prüfungsämter, die sich aufgrund unterschiedlicher Vorgehensweisen bei der Erledigung ihrer Aufgaben untereinander kaum unterstützen können? Darin sah ich ein großes Potenzial, unterstützende Arbeit zu leisten“, erinnert sich Maren Ludwig an ihre Motivation für die Mitarbeit am Projekt. Eine ihrer Aufgaben innerhalb der Projektgruppe ist die Vereinheitlichung und Überarbeitung von Anträgen, Bescheiden und anderen Vorlagen. Ihre Hauptaufgabe ist es jedoch, die bestehenden Arbeitsabläufe in den Prüfungsämtern aufzunehmen, zu analysieren und Vorschläge zu erarbeiten, wie diese mit dem Referenzprozess-Modell von HISinOne zusammengebracht werden können. „Zusammen mit Oxana Schlüter, die die Prozesse modelliert, erarbeite ich Vorschläge für die Anpassung der Arbeitsabläufe, die dann von hochschulweit einheitlichen Anträgen und Bescheiden unterstützt werden sollen.“
Julia Dominke arbeitet in der Zulassungsstelle und hat über FH-Kanzler Klaus Heinze von HISinOne erfahren. Gleich sah sie Potenzial für positive Effekte, was sie zur Mitarbeit am Projekt bewegte: „HISinOne ist ein zeitgemäßes und anwenderfreundliches System. Es erscheint mir als eine gute Basis für einen strukturierten und übersichtlichen Bewerbungsablauf – sowohl für Mitarbeitende der Hochschule als auch für Studieninteressierte.“ Als Teilprojektleitung des Moduls „APP“ kümmert sich Julia Dominke im Projektteam um die Gestaltung künftiger Bewerberinterviews und die Bearbeitung von Bewerbungen, Zulassungsverfahren und Einschreibung.
(Anmerkung der Redaktion: Ein Team-Foto konnte aufgrund der aktuellen Lage zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht gemacht werden.)
