Das Campus-Management-System der Fachhochschule Kiel, Casy, macht einen großen Schritt nach vorne. Das Casy-Projektteam hat die Vorarbeiten am Modul STU abgeschlossen, so dass es zum 1. November 2023 in Betrieb gehen kann. Die Abkürzung STU steht für ‚Studierendenmanagement‘. Innerhalb dieses Casy-Teilprojekts werden die kompletten studentischen Daten der Hochschule abgebildet und verwaltet. „STU bringt zahlreiche Verbesserungen für die Studierenden und die Verwaltung“, freut sich Janine Wondratschek, die seit Februar 2022 das Casy-Teilprojekt STU leitet.
Angesprochen auf die Verbesserungen, muss Wondratschek nicht lange überlegen: „Wir werden noch digitaler und verabschieden uns noch weiter vom Papier“, sagt sie lächelnd. Damit spielt sie unter anderem auf künftig vollständig digital erzeugte Bescheide an. „Wenn der Semesterbeitrag nicht rechtzeitig gezahlt wird oder Ausstände bei der Krankenkasse bestehen, droht Studierenden die Exmatrikulation. Der betreffende Bescheid wurde den Studierenden früher mit der Post zugestellt. Mit STU können sich die Studierenden dieses wichtige Dokument nun selbst aus dem Casy-Portal laden und sind nicht mehr auf die Zustellung an einen bestimmten Ort angewiesen.“
„Wann immer eine Aktion ihrerseits erforderlich ist oder ein wichtiges Dokument im Casy-Portal vorliegt, erhalten die Studierenden eine E-Mail an ihre Hochschul-Adresse“, führt Sabine Cornils, Leitung der Abteilung für studentische Angelegenheiten an der Hochschule, aus. „Das erspart uns in der Verwaltung künftig das Beantworten vieler Nachfragen nach dem Bearbeitungsstand. Die Studierenden erfahren mit dem Start von STU nun umgehend, wenn es etwas Neues zu ihren Angelegenheiten gibt.“ Auch finden sie in Casy an einem Ort gebündelt alle für sie relevanten Links zu weiteren Portalen und Webseiten, wie zum Beispiel das QIS für die Prüfungsverwaltung und das Moodle.
Ein weiterer Pluspunkt von STU ist für Wondratschek und Cornils gleichermaßen die höhere Datenqualität. „Insbesondere, wenn es um die Rückmeldung an die Hochschule ging, hatten wir immer viel Arbeit“, erinnert sich Cornils. „Da reichte ein Zahlendreher auf dem Überweisungsträger und die Rückmeldung war ungültig.“ Das soll mit STU der Vergangenheit angehören, hofft Wondratschek: „Durch vorausgefüllte Rechnungsdokumente gibt es künftig viel weniger Fehlerquellen und wir sind zuversichtlich, dass es auch viel weniger ‚Rückläufer‘ geben wird.“ Ein eindeutiger Gewinn für Studierende und Verwaltung.
„Mit STU hat die Digitalisierung unserer Hochschule einen riesengroßen Schritt nach vorne gemacht“, ist sich Wondratschek sicher. Doch hinter dem Projektteam liegt auch ein langer Weg, auf dem bestehende Prozesse hinterfragt und mit den Möglichkeiten der Casy-Software abgeglichen wurden. „Das uns begleitende Team des Software-Anbieters war wegen unseres ‚sportlichen‘ Zeitplans sehr skeptisch, aber schließlich hat das Projektteam seine selbstgesteckten Ziele eingehalten und von unserem Partner viel Lob bekommen“, freut sich Wondratschek. „Das war aber nur möglich, weil die Casy-Projektleitung bereits in der Projektvorbereitung sehr vorausschauend geplant und das Erreichen der jeweiligen Meilensteine hervorragend koordiniert und eng begleitet hat“, ergänzt Cornils.
Wondratschek und Cornils betonen gleichermaßen, dass sie als Fachabteilung neben den Studierenden am meisten von STU profitieren, die Einführung ist nur gelungen ist, weil im Projektteam noch viele andere Bereiche der Hochschule engagiert mitgearbeitet haben. Ohne eine solche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wäre es nicht möglich gewesen, STU innerhalb des gesteckten Zeitrahmens in den aktiven Betrieb umzusetzen. Insbesondere, auch da sind sich die beiden Frauen einig, hat der ehemalige FH-Vize-Präsident Klaus Lebert mit seinem hochschulweiten Netzwerk viel zum Werden von STU beigetragen.
Auf einer Infoseite hat das Projektteam alle Änderungen und Verbesserungen zusammentragen, die die Einführung von STU am 1. November 2023 mit sich bringen wird. Neben den Feinarbeiten an den bereits in Dienst gestellten Modulen APP und STU widmet sich das Casy-Team im nächsten Schritt dem Teilprojekt EXA zum Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement, mit dem Ziel, die Hochschule noch digitaler zu machen, die Verwaltung weiter zu entlasten und Studierenden mehr Service zu bieten.
