Mit Prozessen kennt Vesna Fijala-Jessen sich bestens aus. Das, so vermutet sie, ist vermutlich auch der Grund, warum sie seit Februar 2021 von der Abteilung für Hochschulentwicklung drei Tage pro Woche ausgeliehen wird an das HISinOne-Projekt. Dort hat sie die Projektleitung für das Operative Reporting übernommen.
Dahinter verbirgt sich der Aufbau eines Vorlagenmanagements. Das betrifft sämtliche Druckerzeugnisse, die im Laufe des Student Life Cycle, dem studentischen Lebenszyklus, erstellt werden – Bescheide, Anträge, Korrespondenz. Sie wurden in der Vorbereitung der Moduleinführung erhoben und werden jetzt inhaltlich und formal geprüft. „Die formalen Anforderungen betreffen die Rechtsicherheit, gendergerechte Ansprache, die Barrierefreiheit sowie die Einhaltung des Corporate Designs“, erklärt Fijala-Jessen. Mit Unterstützung von Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen fasst sie die formalen Vorgaben zusammen, die anschließend von Kolleg*innen aus der Abteilung für studentische Angelegenheiten und dem Studienkolleg überarbeitet werden. „Danach mache ich die Qualitätskontrolle und übergebe die Dokumente der HIS eG zur Generierung“, so Fijala-Jessen weiter. Allein für die ersten beiden Module APP für die Bewerbung und STU für das Studierendenmanagement sind es rund 40 Schriftstücke, schätzt die 62-Jährige, die parallel das gesamte Vorgehen in Prozessen definiert.
Was auf sie zukommt, hat sie nicht geahnt, gesteht sie mit einem Lachen. „Es ist eine Herausforderung, und Herausforderungen mag ich sehr“, sagt die Informatikerin. „Ich entwickle mich dabei weiter, bekomme neuen Input, kann in andere Bereiche hineinschnuppern und lerne neue Menschen kennen.“ Ein Beispiel: Die Anforderung, dass alle Dokumente barrierefrei sein müssen, brachte sie in den Austausch mit der Diversitätsbeauftragten Alexa Magsaam. Durch die Gespräche sei sie nun auch im persönlichen Umfeld sensibler für diese Thematik, berichtet Vesna Fijala-Jessen.
Bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der Hochschule hat sie festgestellt, dass Personen zu bestimmten Begriffen andere Assoziationen haben. Deshalb definiert sie für alle Beteiligten, was unter dem jeweiligen Begriff zu verstehen ist. „Nur so können wir vermeiden, dass zu viele unnötige Schleifen gedreht werden“, erklärt Fijala-Jessen. Das erinnert an das Prozessmanagement der Hochschule, bei dem sie seit 2010 alle Prozesse in Studium und Lehre transparent und rechtssicher darstellt. „Das ist wichtig, wenn bestehende Studiengänge verändert oder neue eingeführt werden sollen“, sagt sie.
Ob in der Unternehmensberatung, in der Vesna Fijala-Jessen nach ihrem Studium an der TU Berlin Banken, Versicherungen und Fertigungsunternehmen bei Organisationsfragen beratend zur Seite stand, bei der FuE GmbH, wo sie sich mit Anforderungen an Software für Produktionsunternehmen und die Auswirkungen auf die Produktion befasste, oder dem Prozessmanagement rund um Studium und Lehre, das erstmals für die Systemakkreditierung der FH Kiel 2013 relevant wurde - in ihrer gesamten Laufbahn hat sich die Informatikerin mit der Weiterentwicklung von Organisationen befasst. Und die geht auch mit der Einführung des Campus-Management-Systems einher, ist sie überzeugt. Zwar würden anfangs neue Belastungen entstehen. Doch perspektivisch werden Informationen für Studierende, Lehrende und Mitarbeitende leichter und nutzerfreundlicher zugänglich gemacht. „Ich freue mich, den Fortschritt zu begleiten“, sagt Fijala-Jessen.
