Für Ute Kühne, die seit 14 Jahren das Sekretariat des Studienkollegs betreut, ist die Einführung des neuen Campus-Management-Systems Casy ein Segen – wenngleich sie der Neuerung zunächst mit großer Skepsis begegnet ist. „Ich dachte ‚das wird doch nie was‘, als uns Casy vorgestellt wurde. Aber mittlerweile will ich nicht mehr in die Zeit vor Casy zurück“, sagt Kühne und lacht. Im Zentrum der ‚Zeit vor Casy‘ stand eine gigantische Excel-Tabelle, an die Kühne mit Schaudern zurückdenkt. Wann immer sich Interessierte um einen Platz im Studienkolleg bewarben, mussten sie ihre Daten aus den Bewerbungsunterlagen in die unliebsame Tabelle übertragen. „Vielfach waren die Daten unvollständig, so dass ich die Stipendiaten in spe anschreiben und um Nachsendungen bitten musste“, erinnert sich Kühne.
Seit der Einführung von Casy tragen Bewerberinnen und Bewerber für das Studienkolleg ihre Daten selbsttätig in das Campus-Management-System ein, laden Zeugnisse, Urkunden, Nachweise über Sprachkenntnisse und andere Unterlagen hoch. Diese Einträge bereitet Casy so auf, dass Kühne sie prüfen und bearbeiten kann. „Fehlt etwas, oder sind Angaben nicht stimmig, kann ich das aus Casy heraus beim Kandidaten oder der Kandidatin monieren“, freut sich Kühne. „Die Bearbeitungszeit für jeden Fall dauert dank Casy mittlerweile nur noch halb so lange, so dass ich nun mehr Zeit habe, mich um kompliziertere Fälle zu kümmern.“ Und auch die Akten, die Kühne für jeden Kollegiaten anlegen muss, sind nun deutlich schlanker, da dank Casy viele Daten digital vorliegen.
Einen weiteren Vorteil des Systems sieht Ute Kühne in seiner Klarheit. „Das Casy-Portal für Bewerbungen nimmt nach dem Anmeldeschluss keine Eingaben mehr an. Uns ist so umgehend klar, mit wie vielen Bewerberinnen und Bewerbern wir rechnen müssen“, erklärt Kühne. Vor der Einführung von Casy tröpfelten auch nach dem Stichtag noch Bewerbungen im Studienkolleg ein. „Da viele Bewerbungen aus dem Ausland kamen und tagelang unterwegs waren, mussten wir nach dem Poststempel entscheiden, ob die Schreiben berücksichtigt werden konnten“, erzählt Kühne aus der Vor-Casy-Zeit. Und auch anstrengende Diskussionen, ob verspätete Bewerbungen nicht ausnahmsweise zugelassen werden könnten, haben sich durch Casy erledigt.
Casy begleitet die Kollegiaten durch ihre gesamte Zeit an der FH Kiel. Es informiert sie über die erfolgreiche Bewerbung und lädt sie zum obligatorischen Test ein, der Kenntnisse in Deutsch und Mathe abprüft. Auch erfolgreiche Leistungen werden in Casy hinterlegt. „Casy ist ein effektives und nachhaltiges System“, lobt Ute Kühne. „Es spart Zeit in der Bearbeitung, es passieren weniger Fehler durch missverständliche Angaben, und schließlich fällt lange nicht mehr so viel Papier an, wie früher.“
In der Rückschau freut Kühne besonders, dass sie das Casy-Team gut abgeholt hat. Sie konnte an Teamsitzungen teilnehmen und dort auch konstruktive Kritik anbringen. „Mir ist beispielsweise gleich aufgefallen, dass die Eingabefelder für die Namen unserer Kollegiaten viel zu knapp bemessen waren. Das Team hat diese Kritik aufgenommen und die Formulare entsprechend angepasst“, freut sich Kühne. So zieht Ute Kühne dann ein durchweg positives Casy-Fazit: „Selbstverständlich erfordert die Einführung eines neuen Systems wie Casy eine Ein- und Umgewöhnung. Aber ich bin begeistert und alles klappt wunderbar. Ich hätte nie gedacht, dass ich mal 100 Einladungen zu Aufnahmetests in zwei Minuten versenden könnte.“
