Für Ute Kühne, die seit 14 Jah­ren das Se­kre­ta­ri­at des Stu­di­en­kol­legs be­treut, ist die Ein­füh­rung des neuen Cam­pus-Ma­nage­ment-Sys­tems Casy ein Segen – wenn­gleich sie der Neue­rung zu­nächst mit gro­ßer Skep­sis be­geg­net ist. „Ich dach­te ‚das wird doch nie was‘, als uns Casy vor­ge­stellt wurde. Aber mitt­ler­wei­le will ich nicht mehr in die Zeit vor Casy zu­rück“, sagt Kühne und lacht. Im Zen­trum der ‚Zeit vor Casy‘ stand eine gi­gan­ti­sche Excel-Ta­bel­le, an die Kühne mit Schau­dern zu­rück­denkt. Wann immer sich In­ter­es­sier­te um einen Platz im Stu­di­en­kol­leg be­war­ben, muss­ten sie ihre Daten aus den Be­wer­bungs­un­ter­la­gen in die un­lieb­sa­me Ta­bel­le über­tra­gen. „Viel­fach waren die Daten un­voll­stän­dig, so dass ich die Sti­pen­dia­ten in spe an­schrei­ben und um Nach­sen­dun­gen bit­ten muss­te“, er­in­nert sich Kühne.

Seit der Ein­füh­rung von Casy tra­gen Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber für das Stu­di­en­kol­leg ihre Daten selbst­tä­tig in das Cam­pus-Ma­nage­ment-Sys­tem ein, laden Zeug­nis­se, Ur­kun­den, Nach­wei­se über Sprach­kennt­nis­se und an­de­re Un­ter­la­gen hoch. Diese Ein­trä­ge be­rei­tet Casy so auf, dass Kühne sie prü­fen und be­ar­bei­ten kann. „Fehlt etwas, oder sind An­ga­ben nicht stim­mig, kann ich das aus Casy her­aus beim Kan­di­da­ten oder der Kan­di­da­tin mo­nie­ren“, freut sich Kühne. „Die Be­ar­bei­tungs­zeit für jeden Fall dau­ert dank Casy mitt­ler­wei­le nur noch halb so lange, so dass ich nun mehr Zeit habe, mich um kom­pli­zier­te­re Fälle zu küm­mern.“ Und auch die Akten, die Kühne für jeden Kol­le­gia­ten an­le­gen muss, sind nun deut­lich schlan­ker, da dank Casy viele Daten di­gi­tal vor­lie­gen.

Einen wei­te­ren Vor­teil des Sys­tems sieht Ute Kühne in sei­ner Klar­heit. „Das Casy-Por­tal für Be­wer­bun­gen nimmt nach dem An­mel­de­schluss keine Ein­ga­ben mehr an. Uns ist so um­ge­hend klar, mit wie vie­len Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­bern wir rech­nen müs­sen“, er­klärt Kühne. Vor der Ein­füh­rung von Casy tröp­fel­ten auch nach dem Stich­tag noch Be­wer­bun­gen im Stu­di­en­kol­leg ein. „Da viele Be­wer­bun­gen aus dem Aus­land kamen und ta­ge­lang un­ter­wegs waren, muss­ten wir nach dem Post­stem­pel ent­schei­den, ob die Schrei­ben be­rück­sich­tigt wer­den konn­ten“, er­zählt Kühne aus der Vor-Casy-Zeit. Und auch an­stren­gen­de Dis­kus­sio­nen, ob ver­spä­te­te Be­wer­bun­gen nicht aus­nahms­wei­se zu­ge­las­sen wer­den könn­ten, haben sich durch Casy er­le­digt.

Casy be­glei­tet die Kol­le­gia­ten durch ihre ge­sam­te Zeit an der FH Kiel. Es in­for­miert sie über die er­folg­rei­che Be­wer­bung und lädt sie zum ob­li­ga­to­ri­schen Test ein, der Kennt­nis­se in Deutsch und Mathe ab­prüft. Auch er­folg­rei­che Leis­tun­gen wer­den in Casy hin­ter­legt. „Casy ist ein ef­fek­ti­ves und nach­hal­ti­ges Sys­tem“, lobt Ute Kühne. „Es spart Zeit in der Be­ar­bei­tung, es pas­sie­ren we­ni­ger Feh­ler durch miss­ver­ständ­li­che An­ga­ben, und schlie­ß­lich fällt lange nicht mehr so viel Pa­pier an, wie frü­her.“

In der Rück­schau freut Kühne be­son­ders, dass sie das Casy-Team gut ab­ge­holt hat. Sie konn­te an Team­sit­zun­gen teil­neh­men und dort auch kon­struk­ti­ve Kri­tik an­brin­gen. „Mir ist bei­spiels­wei­se gleich auf­ge­fal­len, dass die Ein­ga­be­fel­der für die Namen un­se­rer Kol­le­gia­ten viel zu knapp be­mes­sen waren. Das Team hat diese Kri­tik auf­ge­nom­men und die For­mu­la­re ent­spre­chend an­ge­passt“, freut sich Kühne. So zieht Ute Kühne dann ein durch­weg po­si­ti­ves Casy-Fazit: „Selbst­ver­ständ­lich er­for­dert die Ein­füh­rung eines neuen Sys­tems wie Casy eine Ein- und Um­ge­wöh­nung. Aber ich bin be­geis­tert und alles klappt wun­der­bar. Ich hätte nie ge­dacht, dass ich mal 100 Ein­la­dun­gen zu Auf­nah­me­tests in zwei Mi­nu­ten ver­sen­den könn­te.“